先和小(xiǎo)編一起來思考幾個務(wù)實的問題如果單位沒有(yǒu)公(gōng)務(wù)用(yòng)車(chē)，意思就是公(gōng)司的資産(chǎn)賬上沒有(yǒu)車(chē)輛。那麽……
單位來了客人，讓員工(gōng)開自己的車(chē)去接一下，這個費用(yòng)怎麽出？
老闆自己的私車(chē)一直放公(gōng)司，對員工(gōng)說，你們要辦(bàn)事就都開這個車(chē)去，老闆的車(chē)很(hěn)多(duō)，這個車(chē)就一直放公(gōng)司大家用(yòng)了。那車(chē)輛發生的費用(yòng)怎麽能(néng)入到公(gōng)司賬上？
員工(gōng)自己的車(chē)平時都是自己使用(yòng)，平時為(wèi)單位市内辦(bàn)事，市外短途出差開了自己的車(chē)，這個費用(yòng)怎麽出？
……
以上問題，我相信大部分(fēn)公(gōng)司都能(néng)遇到。特别是目前很(hěn)多(duō)國(guó)企公(gōng)務(wù)用(yòng)車(chē)都改革了，單位基本隻保留了僅有(yǒu)的幾輛供接待客人使用(yòng)的公(gōng)務(wù)車(chē)，其他(tā)的員工(gōng)辦(bàn)事基本沒有(yǒu)公(gōng)車(chē)使用(yòng)，那這種問題就越發凸顯出來了。
我們來看看日常比較常見的操作(zuò)方式！
一、以交通補貼的方式處理(lǐ)
公(gōng)務(wù)員公(gōng)車(chē)改革後，就是按照級别給不同級别的人發放不同金額的車(chē)輛補貼，當然這部分(fēn)補貼就是工(gōng)資薪金的組成部分(fēn)，同一級别的人每個月補貼金額是一緻的，那麽有(yǒu)了這個津貼，你平時辦(bàn)事這些就不能(néng)再單獨報銷任何費用(yòng)了。
這是一個好辦(bàn)法，一方面不需要發票報銷「當然也有(yǒu)采取用(yòng)發票報銷方式領取補貼」，但不管你是直接現金方式發放還是報銷方式向職工(gōng)支付的收入，均應該視為(wèi)個人取得公(gōng)務(wù)用(yòng)車(chē)補貼收入，按照工(gōng)資薪金計算繳納個人所得稅。
《國(guó)家稅務(wù)總局關于個人因公(gōng)務(wù)用(yòng)車(chē)制度改革取得補貼收入征收個人所得稅問題的通知》（國(guó)稅函[2006]245号）第一條規定，因公(gōng)務(wù)用(yòng)車(chē)制度改革而以現金、報銷等形式向職工(gōng)個人支付的收入，均應視為(wèi)個人取得公(gōng)務(wù)用(yòng)車(chē)補貼收入，按照“工(gōng)資、薪金所得”項目計征個人所得稅。
注：對于這種交通費補貼，計算個稅，各地還有(yǒu)不同的标準，标準以下免稅，标準以上征稅，這個需要看各地的具(jù)體(tǐ)政策。
另一方面，标準固定，方便核算和管理(lǐ)。單位人人有(yǒu)份，統一發放或統一報銷的補貼都并入工(gōng)資計稅也并沒有(yǒu)任何稅務(wù)風險。
但是這裏面有(yǒu)個問題，就是不能(néng)兼顧公(gōng)平。
補貼發放隻考慮的級别差異，但是同一級别的人由于工(gōng)作(zuò)性質(zhì)不一樣，出門辦(bàn)事的頻率肯定不一樣，比如老師是跑稅的，我經常要出去辦(bàn)事，另外一個崗位是總賬會計，一年到頭也沒幾次出門的。
你覺得公(gōng)平嗎？
當然也有(yǒu)企業為(wèi)了公(gōng)平合理(lǐ)，按照工(gōng)作(zuò)性質(zhì)也額外加了一個崗位額外補貼「特殊崗位多(duō)發點」，來平衡這種差異，這樣做的話就更合理(lǐ)了。
但是，你考慮的再周全也有(yǒu)臨時額外任務(wù)的發生，固定的補貼永遠(yuǎn)考慮不到臨時任務(wù)。
這種情況下也好辦(bàn)，那就是單位在每個月度薪酬考核時候，可(kě)以加入出車(chē)單制度，員工(gōng)對自己額外非崗位本職工(gōng)作(zuò)的臨時出車(chē)事項以及裏程「這個需要公(gōng)司以制度方式定下來，主要要包括裏程的補貼金額」以填寫出車(chē)單方式提出補貼申請。
經過審核「這個審核流程就看公(gōng)司具(jù)體(tǐ)的管理(lǐ)要求」後增加到每個月工(gōng)資裏面。這點有(yǒu)點類似加班費，多(duō)加班了就多(duō)發點。
好了，以上就是一種做法，采取車(chē)輛補貼方式來解決。
這種處理(lǐ)方式的優點：
核算簡單，可(kě)以不需要發票直接發放，标準統一，企業容易計算和管理(lǐ)。
這種處理(lǐ)方式的缺點：
全部計入員工(gōng)個人工(gōng)資，對于用(yòng)車(chē)多(duō)的人來說，個人所得稅負擔重，形成我出去辦(bàn)事多(duō)，我申請的交通補貼就多(duō)，補貼的金額如果在剛好能(néng)彌補了我的自用(yòng)車(chē)輛費用(yòng)沒什麽盈餘了的話，我拿(ná)的多(duō)反而我的個人所得稅扣多(duō)，最後算下來我自費出門辦(bàn)事最後還虧了，幹的多(duō)拿(ná)的少的現象又(yòu)出現了。這比較要命！
二、建立報銷制度，據實報銷方式
好了，我們再來看私車(chē)公(gōng)用(yòng)的其他(tā)處理(lǐ)方式，很(hěn)多(duō)單位不想把這個當成一個人人都按标準享有(yǒu)的補貼來發，他(tā)們覺得，我員工(gōng)自己開車(chē)為(wèi)公(gōng)司辦(bàn)事，事項合情合理(lǐ)，發生的費用(yòng)就應該報銷。
這個說法，我覺得，沒毛病！該不該？該！
為(wèi)什麽沒有(yǒu)問題？很(hěn)簡單，《基本準則》第十六條規定企業應當按照交易或者事項的經濟實質(zhì)進行會計确認、計量和報告，不應僅以交易或者事項的法律形式為(wèi)依據；第三十三條規定費用(yòng)是指企業在日常活動中(zhōng)發生的、會導緻所有(yǒu)者權益減少的、與向所有(yǒu)者分(fēn)配利潤無關的經濟利益的總流出。
我私車(chē)公(gōng)用(yòng)發生的費用(yòng)完全是滿足會計準則費用(yòng)定義的要求，是企業日常活動中(zhōng)發生的與企業生産(chǎn)經營相關的費用(yòng)，我按照經濟實質(zhì)進行會計确認，計量和報告，沒有(yǒu)任何問題！如果你不入賬反而不能(néng)反映企業真實業務(wù)，那才是隐匿費用(yòng)，會計信息失真的表現。
那怎麽做？
會計有(yǒu)《準則》，還得制定報銷憑制度。《準則》是個方向，具(jù)體(tǐ)企業管理(lǐ)中(zhōng)還得在準則的框架下建立符合企業經營管理(lǐ)的财務(wù)報銷制度，這樣大家都以統一的标準來進行報銷核算，在業務(wù)真實性考察上才更符合内部控制和管理(lǐ)要求。
沒有(yǒu)規矩就不成方圓，如果這個人報銷是這個标準，其他(tā)人又(yòu)是另外一個标準，那對于費用(yòng)真實性問題就存在漏洞，也會導緻會計信息失真。
所以，建立制度是關鍵！
你可(kě)以單獨制度一個私車(chē)公(gōng)用(yòng)報銷制度，也可(kě)以在公(gōng)司差旅費報銷制度下加入私車(chē)公(gōng)用(yòng)的相應規定。
制度其實主要規定報銷流程和報銷相關單據，當然私車(chē)公(gōng)用(yòng)涉及員工(gōng)安(ān)全問題老師覺得也很(hěn)有(yǒu)必要規定一下。
報銷流程和單據就是具(jù)體(tǐ)怎麽做？填寫那些單據，準備那些票據？
包括出差前提出出車(chē)申請單「出差時間、出差地點、出差事由等」，出差完成後的出差總結報告，出差人員需要提供的報銷表格式「包括實際出差天數、發生的實際費用(yòng)、裏程數等」
具(jù)體(tǐ)出差過程中(zhōng)的過路費、停車(chē)費等費用(yòng)可(kě)以憑票填寫報銷單，油費這塊處理(lǐ)主要可(kě)以采用(yòng)裏程數來報銷并配以相應的合法合規的加油費發票。
制度裏面規定主要的出差地點，一般長(cháng)途出差公(gōng)司不會允許自己開車(chē)的，都是省内出差，所以把省内主要的市州公(gōng)裏數以制度的方式固定下來，實際出差就按照制度規定的裏程采取每公(gōng)裏定額報銷多(duō)少錢的方式計算。
制度建立好了後呢(ne)？
制度建立好後，就按照制度執行，報銷後直接可(kě)計入差旅費。
涉稅問題這個大家比較關心
關鍵的涉稅方面嘛，大家感覺更關心，其實我們會計首先還是要關心的準則對核算的要求，稅務(wù)的東西也重要，但是不是做賬的主導。
可(kě)能(néng)稅法現在真的太嚴格了，所以大部分(fēn)會計看問題很(hěn)多(duō)時候都沒從會計核算角度看問題，首先就是稅法滿足條件不，感覺就是隻要稅法允許，我就能(néng)報銷，其實這根本就是兩回事。
我們在日常核算中(zhōng)肯定是先考慮會計制度要求，稅法的合規性要求我們也必須審視，報銷制度如果和稅法規定有(yǒu)差異，要麽你就調整制度，要不你就進行納稅調整。
正常情況下，我們都是既要滿足核算要求，又(yòu)不産(chǎn)生納稅風險，所以會計制度制定完後，我們就要看看稅法上符合要求不，然後再反過來調整制度，讓其滿足稅會雙要求。
稅務(wù)上怎麽說？
1、企業所得稅也有(yǒu)規定，企業實際發生的與取得收入有(yǒu)關的、合理(lǐ)的支出、包括成本、費用(yòng)、稅金、損失和其他(tā)支出，準予在計算應納稅所得稅額時候扣除。
其實關于實報實銷這種情況，實務(wù)上并沒有(yǒu)明确的規定。隻是說允許扣除的費用(yòng)必須真實合理(lǐ)。但是真實合理(lǐ)這個就不好說了。前面為(wèi)什麽要求大家建立完整的出車(chē)制度，其實不就是在證明業務(wù)的真實合理(lǐ)嗎？如果就拿(ná)幾張油費發票就處理(lǐ)了，這個可(kě)信度就沒有(yǒu)那麽高了，被稅務(wù)局納稅調整的風險就大了。
具(jù)體(tǐ)來說，關于發票，這種報銷涉及發票有(yǒu)通行費發票、加油票、停車(chē)票。制度應該規定都憑票報銷，這樣避免做假行為(wèi)，保證稅務(wù)檢查是對合理(lǐ)性的解釋。
因為(wèi)發票真僞，開票日期會佐證出差的真實性，發票上有(yǒu)出差的時間和地點顯示。至于發票擡頭，通行費發票基本是通用(yòng)機打發票，沒法打公(gōng)司擡頭，目前通行費電(diàn)子發票需要開具(jù)公(gōng)司擡頭發票。停車(chē)票定額發票為(wèi)主更莫法打。加油票必須打印成公(gōng)司擡頭。
2、個人所得稅方面，這些費用(yòng)都是員工(gōng)發生的與企業生産(chǎn)經營有(yǒu)關的費用(yòng)，和任職沒有(yǒu)關系，性質(zhì)等同于差旅費，老師覺得完全不需要代扣個人所得稅。
因為(wèi)以實際發生的費用(yòng)來報銷也不屬于國(guó)稅函2006年245号文(wén)中(zhōng)規定的取得的補貼收入，這僅僅是個人因公(gōng)出差實際發生費用(yòng)的報銷而已。員工(gōng)并未因此獲得收益。
但是請注意，這個也有(yǒu)地區(qū)執行差異，
比如四川稅務(wù)，要求員工(gōng)私人車(chē)輛用(yòng)于公(gōng)司經營活動，沒有(yǒu)簽訂租車(chē)合同或協議，直接報銷相關費用(yòng)，應并入工(gōng)資薪金所得，扣繳個人所得稅。所以對于這種方式處理(lǐ)，還是要做好和當地稅務(wù)的提前溝通，特别是一些大型企業，私車(chē)公(gōng)用(yòng)較頻繁、涉及金額大的。
千萬不要聞稅色變
其實，稅務(wù)的有(yǒu)些規定其實主要還是為(wèi)了堵塞稅收漏洞，比如這個私車(chē)公(gōng)用(yòng)的漏洞。
1、實報實銷方式，稅務(wù)局主要擔心的風險就是通過憑票報銷的方式發放人人有(yǒu)份的補貼，把工(gōng)資變相的以這種方式發放，來規避個人所得稅。所有(yǒu)有(yǒu)了245号文(wén)的規定。而且在現實工(gōng)作(zuò)中(zhōng)，有(yǒu)時候也很(hěn)難區(qū)分(fēn)你到底是個人消費還是公(gōng)司費用(yòng)，特别是在證據鏈不足的情況下。
2、擔心虛報費用(yòng)的方式來增加公(gōng)司經營成本，偷逃企業所得稅，比如用(yòng)大量加油票來報銷，都是虛假業務(wù)。所有(yǒu)需要審核你的業務(wù)真實合理(lǐ)性。
但是我們不能(néng)因為(wèi)這個就覺得正常的經營業務(wù)制定制度報銷就都是不能(néng)操作(zuò)的，都要扣個稅才對。
隻要我們制度健全，費用(yòng)合理(lǐ)，出差業務(wù)證據充分(fēn)，我們又(yòu)不是變相發補貼，又(yòu)不是違規亂報銷，那這種操作(zuò)方式我覺得就能(néng)去和稅務(wù)溝通協調，獲得稅務(wù)的認可(kě)，而不是說一言不合都不行，隻要報銷就涉及個稅，這也是提醒财務(wù)人員溝通能(néng)力，體(tǐ)現财務(wù)價值的時刻。
這種處理(lǐ)方式的優點：
完全可(kě)以兼顧公(gōng)平，那個人用(yòng)車(chē)多(duō)少就報銷多(duō)少，清晰明了。
這種處理(lǐ)方式的缺點：
相對複雜，實報實銷最麻煩的就是證明業務(wù)真實，因為(wèi)私車(chē)公(gōng)用(yòng)的費用(yòng)很(hěn)容易和個人消費混為(wèi)一談，所以在業務(wù)真實性上的證據鏈證明就很(hěn)重要，有(yǒu)沒有(yǒu)相對固定的制度，票據是否真實有(yǒu)效，這些做不到位都可(kě)能(néng)導緻稅務(wù)風險，包括所得稅不能(néng)稅前扣除，個人所得稅未代扣代繳等
三、租車(chē)，簽訂租車(chē)協議的方式
好了，最後我們再來說說私車(chē)公(gōng)用(yòng)簽訂租賃合同的這個事情。
很(hěn)多(duō)人一提到私車(chē)公(gōng)用(yòng)就說要簽訂租賃合同，要去代開發票。其實這僅僅是一方面，按照之前那兩種處理(lǐ)方式，我完全沒必要簽訂租賃合同啊，我的車(chē)都沒租給公(gōng)司，都是臨時使用(yòng)，一定期間的支配權都是我自己，晚上我就開回家了，我簽那門子租賃合同呢(ne)?不是自找麻煩嘛，公(gōng)司那麽多(duō)人都這樣操作(zuò)你财務(wù)不被罵死才怪！
我們來看看這個思路：
如果車(chē)是公(gōng)司的，那好說，資産(chǎn)是公(gōng)司的，公(gōng)司的車(chē)你就不能(néng)亂支配，開回家，周末到處開着玩就不行，公(gōng)司的車(chē)發生的費用(yòng)，包括保險、油費、停車(chē)費、洗車(chē)費等都可(kě)以據實報銷。折舊也可(kě)以在公(gōng)司費用(yòng)列支。
公(gōng)司沒有(yǒu)車(chē)，在租車(chē)行租一個車(chē)，在租賃期間内，車(chē)的支配權是公(gōng)司的，那使用(yòng)期間的發生的與使用(yòng)相關的過路費、停車(chē)費、洗車(chē)費按照租賃協議規定憑借合法憑證可(kě)以據實報銷，這個完全沒有(yǒu)問題。但是與車(chē)輛相關的保險、折舊那就不能(néng)報銷，因為(wèi)與車(chē)輛權屬相關的費用(yòng)租車(chē)行已經算到租賃費裏面了，你再報銷就不合理(lǐ)了。
那麽公(gōng)司對外租入一個車(chē)同公(gōng)司租員工(gōng)的車(chē)是不是一個道理(lǐ)？租法人的車(chē)是不是一個道理(lǐ)？
之前的兩種方式算不算租？我覺得不算，車(chē)輛支配權在租賃期不完全是公(gōng)司的，怎麽能(néng)算租呢(ne)，你自己的車(chē)周末就開出去踏青了。如果是租給公(gōng)司，那就得下班就停放在公(gōng)司，在租賃期間隻能(néng)因公(gōng)使用(yòng)。如果這種也非要規定簽訂個租車(chē)協議讓員工(gōng)去開發票，那平時怎麽區(qū)分(fēn)這個車(chē)用(yòng)的油費那些是他(tā)自己用(yòng)的，那些是因租車(chē)用(yòng)的？
所以，之前問題2中(zhōng)的法人的車(chē)，長(cháng)期停放公(gōng)司使用(yòng)，報銷的費用(yòng)，就可(kě)以參照簽訂租賃協議方式進行，協議規定權利義務(wù)，報銷相關使用(yòng)的費用(yòng)。而租賃費部分(fēn)，法人應該憑合同代開增值稅發票給公(gōng)司入賬。
協議怎麽簽？這個沒有(yǒu)統一的格式，無非就是規定好租賃期間，費用(yòng)以及相關的權利義務(wù)。注意，不是你簽訂了協議就可(kě)以肆意妄為(wèi)的報銷費用(yòng)了，合理(lǐ)性也很(hěn)重要，什麽是合理(lǐ)性？根據公(gōng)司規模，車(chē)輛的正常行駛油耗一個月能(néng)用(yòng)多(duō)少費用(yòng)，這個就是合理(lǐ)性。
這種處理(lǐ)方式的優點：
稅務(wù)風險比較小(xiǎo)，目前很(hěn)多(duō)稅務(wù)局對私車(chē)公(gōng)用(yòng)的解答(dá)都是要求簽訂私車(chē)公(gōng)用(yòng)協議，然後據實報銷與車(chē)輛日常消耗相關的費用(yòng)。
這種處理(lǐ)方式的缺點：
大企業，每個人都涉及到用(yòng)自己車(chē)出門辦(bàn)事，可(kě)能(néng)涉及幾百号人都有(yǒu)，這種就有(yǒu)點不符合實際業務(wù)，有(yǒu)點為(wèi)難财務(wù)人員了，一個車(chē)去簽訂個合同，還要讓員工(gōng)去開發票，還涉及企業代扣代繳個人租賃業務(wù)所得稅，實操确實有(yǒu)點困難。
總結：
日常生活中(zhōng)，我們會遇到很(hěn)多(duō)經濟業務(wù)類型，書本上很(hěn)多(duō)時候都沒法找到标準答(dá)案，理(lǐ)論的東西子告訴我們大框架。
特别是在現在這種經濟社會，業務(wù)模式多(duō)種多(duō)樣，新(xīn)業務(wù)層出不窮，我們更要學(xué)會思考變通，不要以财務(wù)固有(yǒu)思維來卡死業務(wù)的發展，而是在業務(wù)的多(duō)元化下積極尋找财務(wù)的支持，盡量規避業務(wù)發展的風險。這也是管理(lǐ)會計的方向。提供決策支持。
對于私車(chē)公(gōng)用(yòng)這個話題，也不要一見一竿子打死。
必須簽訂租車(chē)協議，不然就不能(néng)扣除，必須扣個稅，必須去開發票之類的話，我們做财務(wù)的要多(duō)思考，找到一個行之有(yǒu)效滿足公(gōng)司實際經營需求且又(yòu)不産(chǎn)生稅法風險的做法，切記提前加強和稅務(wù)的溝通，獲得事前的共識！
企業要強化日常管理(lǐ)、規範财務(wù)和納稅核算，同時，要與主管稅務(wù)機關及時溝通，取得認可(kě)。這樣才是一個财務(wù)應該幹的事情，這樣才能(néng)避免成為(wèi)别人眼中(zhōng)的死腦筋。
注意：
以上的思考都是小(xiǎo)編個人意見，實際中(zhōng)因為(wèi)各地稅務(wù)機關管理(lǐ)松緊不一，對政策把握也不一，所以可(kě)能(néng)存在差異，文(wén)章的幾種做法僅做參考，目的是給大家提供一個思路。
